Как разделить ответственность в Digital-проекте

Обеспечение деятельности Digital-проектов зачастую требует большого количества участников. Без эффективной коммуникации и распределения ответственности страдает результативность проекта. 

Рассмотрим ситуацию на примере. Цель проекта заказчика — генерировать заявки на услуги компании (лиды). Мы, агентство, играем роль Digital-аутсорсера: выполняем работы по проектированию, дизайну, разработке, ведем SMM и Email-кампании, готовим отчеты по аналитике и консультируем как эксперты.

С нашей стороны в процессе управления присутствуют два персонажа:

Алексей Симонов — аккаунт-менеджер. Формирует требования для исполнителей, информирует заказчика о сроках и стоимости работ, сконцентрирован на стратегической стороне проекта.

Артем Быков — менеджер проекта. Занимается управлением командой исполнителей, проводит ежедневный контроль выполнения задач, сконцентрирован на эффективном управлении ресурсами и соблюдении сроков.

Со стороны заказчика в работе над проектом принимают участие:

Павел Дроздов  — генеральный директор;
Евгений Смирнов — Digital-менеджер;
Александр Петров — руководитель отдела маркетинга;
Михаил Воробьев — специалист отдела маркетинга;
Иван Макаров — руководитель IT;
Алексей Соловьев — специалист 1С;
Александр Быстров — SEO-специалист;
Анна Ветрова — PR менеджер;
Александр Белов — менеджер отдела продаж;

Если в сформированной заказчиком группе нет разделения ролей и ответственности, решения принимаются коллегиально. Такой  подход имеет ряд недостатков:

• Важные решения откладываются до момента, пока не соберется вся группа;
• Совещания проходят в формате бесконечных дискуссий вместо принятия решений на основе анализа аналитических данных и юзабилити тестов;
• Группа может формировать конфликтующие между собой требования;
• Некоторые участники сидят без дела и скучают, пока им нечего сказать по теме, в которой они не разбираются.

Главный минус заключается в том, что люди, которые участвуют в подобных совещаниях, не имеют квалификации для решения всех обсуждаемых вопросов, поэтому часто вносят деструктив.

Если в проекте что-то начинает идти не по плану, начинается затяжная игра «Кто крайний», и выявить виноватого участника сложно из-за отсутствия персональной ответственности.

Альтернатива подобному подходу — составить матрицу ответственности. Это документ, который закрепляет за каждым участником степень участия и ответственности в проекте.

Для нашей ситуации матрица, обеспечивающая эффективную работу группы выглядит следующим образом:

Поясним значения столбцов таблицы.

Ответственный – полностью отвечает за исполнение этапа/задачи, вправе принимать решения по способу реализации. В качестве ответственного за задачу может назначаться только один человек.

Исполнитель – исполняет задачу, не несет ответственность за выбор способа её решения, но отвечает за качество и сроки реализации. У каждой задачи должен быть хотя бы один исполнитель.

Консультант  – оказывает консультации в ходе решения задач проекта, контролирует качество реализации.

Наблюдатель – может оказывать консультации в ходе решения задач проекта, не несет ответственности.

Теперь, в случае возникновения какого-либо вопроса, можно просто посмотреть в таблицу, определить необходимых для участия людей и быстро его решить. Если во время аудита проекта выявлены недостатки, в матрице присутствуют ответственные за каждое направление люди. Слабое звено становится очевидным.

Таблицу можно масштабировать до нужной степени детальности — разбить какое-то направление на несколько или собрать несколько направлений в одно.

В любом длительном Digital-проекте советуем формировать матрицу ответственности и действовать в соответствии с ней. Мы используем подобную таблицу для управления внутренними проектами.

Помимо разделения ответственности, не менее важную роль в проекте играет и правильно составленная стратегия. О ней поговорим в следующих постах.

С радостью ответим на все вопросы в комментариях.

До скорых встреч!